Locations de salle

Recommandations aux organisateurs

L'une des missions de la Société géologique de France est de susciter et de supporter le débat scientifique au sein de la communauté française des sciences de la terre et d'encourager la publication des résultats.
La SGF aidera les organisateurs à préparer, organiser et mettre en place les réunions scientifiques organisées sous son label.

Les réunions parrainées

La SGF peut accorder, sous certaines conditions, son parrainage. Dans ce cas, elle aidera à la diffusion de l'information via son site web, via le programme annuel des réunions diffusé aux membres et via le réseau des correspondants de divers organismes.

Les réunions SGF

Les réunions sous le label SGF engagent davantage la Société. Elle est partie prenante de l'organisation et participe à la publication des résultats. Les détails fournis dans la suite de ce document concernent ce type de réunions.

Ces réunions scientifiques peuvent prendre plusieurs formes en fonction du sujet et de l'audience attendue. Le soutien de la Société peut donc couvrir une large palette. Ces réunions sont organisées autour de quatre formats :

  • conférences : présentation par un ou plusieurs orateurs de sujets synthétiques sur un thème donné. Elles sont plutôt destinées au « grand public ». Des partenariats divers (MNHN, Palais de la Découverte, Association des professeurs de Biologie Géologie …) peuvent être le support à de telles présentations.
  • séances spécialisées : organisation en une ou deux journées de conférences autour d'un sujet central. Les différents intervenants présentent leurs travaux ; la discussion a lieu entre les présentations. Ces séances sont organisées en particulier par les sections de la SGF, Géosciences marines – Volcanisme – Geole – Jeune, mais toute personne membre ou non de la SGF peut organiser une séance.
  • ateliers : mise au point sur un sujet donné en encourageant la discussion entre des spécialistes et des non spécialistes de la thématique, problématique ou contexte géologique développés, en favorisant l'échange entre différentes communautés et en organisant des tables rondes.
  • conférences internationales : organisation de débats en partenariat avec d'autres sociétés géologiques européennes, visant à dresser un état des lieux sur différentes thématiques importantes et/ou émergentes des Géosciences.

La nature du soutien de la Société Géologique de France concerne la visibilité, la diffusion, l'aide à l'organisation et la publication.

Visibilité

Le soutien d'une réunion par la Société Géologique apporte une certaine visibilité de la manifestation au sein de la communauté des Sciences de la terre et représente une caution scientifique.

Diffusion

L'information de la communauté sur la manifestation peut prendre plusieurs formes :

  • Affichage sur le site internet de la Société dans le calendrier des manifestations de l'année, avec présentation de la réunion (thème, lieu) et dates importantes
  • Pages web consacrées à la réunion hébergées sur le site de la Société (remise à jour régulière) ou lien depuis le site de la Société vers la page de la réunion
  • Affichage sur le site de e-geologie, site de diffusion des sciences de la terre
  • Transmission des informations aux délégués d'établissements
  • Publication d'une annonce dans Géochronique

Aide à l'organisation

Cette aide est apportée principalement aux conférences internationales pour lesquelles l'organisation est lourde. Elle concerne:

  • la gestion en ligne des pré-inscriptions et des inscriptions
  • le suivi par les organisateurs des pré-inscriptions et des inscriptions en temps réel
  • la gestion en ligne du paiement
  • l'assurance de la manifestation possible si nécessaire
  • l'ouverture d'un compte séparé avec moyen de paiement valable le temps de la manifestation
  • la salle de réunion Van Straelen est mise gracieusement à disposition à la maison de la Géologie (Paris V°) si le nombre de participants ne dépasse pas 80 ; un accord est en cours avec le MNHN avec des tarifs préférentiels pour la location d'une salle de 120 personnes
  • une avance financière éventuelle afin de faciliter l'organisation pratique de la réunion (réservée à l'organisation de la RST)

Cette aide à l'organisation et la gestion sera facturée par la SGF à hauteur de 10 % des sommes gérées sur le compte spécifique ouvert. Les frais bancaires sont à la charge de la manifestation.

Publication

L'attribution du label SGF à une réunion implique la publication d'une partie au moins des travaux dans une des publications de la Société : le Bulletin de la Société Géologique de France, les Mémoires de la Société Géologique de France et les mémoires européens « Frontiers in Earth Sciences ».

Les travaux présentés lors des séances spécialisées sont depuis de nombreuses années publiés dans le Bulletin.

Les ateliers peuvent être à l'origine d'articles de synthèse, d'état des lieux qui trouvent leur place dans le Bulletin.

Les réunions internationales peuvent donner lieu à un volume dans la collection des mémoires des Sociétés Géologiques Européennes « Frontiers in Earth Sciences » publiée par Springer Verlag. Après accord du comité éditorial de la collection et par l'entremise du président de la SGF (ou de son représentant), la constitution du volume incombe entièrement aux organisateurs, et ce jusqu'aux stades finaux du travail d'édition. Il convient de rappeler que chacune des contributions retenues se doit d'être d'une grande qualité scientifique et que l'évaluation des articles soumis par des pairs (double expertise au minimum, comme pour toute revue à comité de lecture) est impérative. Des manuscrits peuvent aussi être proposés au Bulletin.

Ce que la Société ne fait pas (liste non exhaustive)

  • réalisation des circulaires, des affiches
  • comptabilité générale de la réunion
  • organisation pratique de la réunion (confection du recueil de résumés, pause café, préparation et remise en état de la salle …)

Précision sur les aspects pratiques

Aspects financiers

Un compte bancaire associé à la SGF peut être ouvert pour la manifestation. Il permet l'obtention d'un carnet de chèques à la signature de 2 des organisateurs (et du Trésorier de la SGF).

Une avance peut être obtenue après discussion avec le Trésorier de la SGF et sur présentation impérative de devis. Elle est destinée à faciliter l'organisation de la réunion, en particulier lorsque des arrhes doivent être versées pour la réservation d'une salle, et pour couvrir les frais d'impression des dépliants de la deuxième circulaire et des affiches (réservée pour la RST).

Assurance

Si la réunion a lieu pendant les jours ouvrables (lundi à vendredi) au siège de la SGF, l'assurance (MAIF) couvre tous les risques. Si la réunion est prévue sur les fins de semaine ou le soir, le nombre de participants ne doit pas être supérieur à 25. S'il y a plus de 25 personnes, un responsable de la SGF doit être présent pour permettre l'ouverture de la seconde porte de la salle et assurer ainsi la sécurité pénale de la Société.

Si la réunion SGF est assortie d'une excursion, l'organisateur doit impérativement demander à la SGF un contrat d'assurance ponctuel en précisant le nombre exact de participants, la durée et le moyen de transport utilisé.

Si la réunion n'a pas lieu au siège de la SGF, l'organisateur peut si nécessaire, demander une attestation d'assurance à la SGF en indiquant le nombre de participants, le lieu et la durée de la réunion.

Les frais complémentaires d'assurance seront imputés au budget de la réunion.

Pour plus d'information, contacter le secrétaire en charge du suivi des réunions ou un membre du bureau.